Ustawa o elektronicznych aktach pracowniczych umożliwia prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz skraca okres przechowywania danych z 50 do 10 lat. Pracodawcy zobligowani będą do przesyłania do ZUS-u specjalnych, rozszerzonych raportów, z których  dane zostaną automatycznie zapisane na koncie ubezpieczonego.

- Nowe przepisy to kolejny krok w stronę cyfryzacji biznesu. Elektroniczne archiwa teczek kadrowych zmniejszą firmowe koszty prowadzenia i przechowywania tego rodzaju dokumentacji. Dlatego też w module Kadry dostosowaliśmy archiwum dokumentów pracowniczych do nowych regulacji. Przede wszystkim dotychczasowy podział na teczki A, B i C zastąpiliśmy nowym, uwzględniającym także teczkę D - podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes zarządu i analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Szybciej i bardziej komfortowo

Zmiany wprowadzone w module kadrowym umożliwiają szybkie odnalezienie poszukiwanych dokumentów. Lista pracowników została rozbudowana o akronim, czyli unikalne pole w obrębie danej firmy, służące do jednoznacznej identyfikacji pracownika. Wszystkie dokumenty w archiwum systemu posiadają także opcję numeracji, a teczki pracownicze możliwość kategoryzowania dokumentów według ich rodzaju (np. CV, dyplom, umowa o pracę, kwestionariusz osobowy).

- Wygodne i szybkie wyszukiwanie potrzebnych dokumentów jest bardzo ważne, zwłaszcza w przypadku firm zatrudniających wielu pracowników. Dzięki numeracji teczek oraz możliwości edytowania numerów porządkowych dokumentów, odnalezienie np. konkretnej umowy czy załącznika odbywa się błyskawicznie. Takie rozwiązanie umożliwia przedsiębiorcom czy działom kadrowym skupienie się na istotnych sprawach związanych z firmą, zamiast na uciążliwej papierologii - dodaje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Funkcja prowadzenia akt pracowniczych w formie elektronicznej dostępna jest dla użytkowników Pakietu Komunikacja z Klientem. Firma zapowiada, że w kolejnych aktualizacjach teczki zostaną poszerzone o możliwość dodawania wielu dokumentów kadrowych jednocześnie, rozbudowaną listę dokumentów kadrowych oraz uprawnienia użytkowników.

Informacje o e-aktach pracowniczych w SaldeoSMART są dostępne także na stronie Bloga.

O firmie

SaldeoSMART to system dla biur księgowych, a także dla firm, które mają własny dział księgowości. Oprogramowanie jest aktualizowane w miarę zmian zachodzących w prawie oraz rozwijane o nowe funkcjonalności na podstawie informacji zwrotnych od użytkowników. Za stworzenie i rozwój systemu odpowiada krakowska spółka BrainSHARE IT, która łączy wiedzę o nowoczesnej księgowości z wieloletnim doświadczeniem w tworzeniu oprogramowania.